TENDENCIJOS Atrinkote naują darbuotoją? Sveikiname! Dabar svarbiausia sklandi ir efektyvi naujoko adaptacija, kad jis kuo greičiau taptų pilnaverčiu organizacijos nariu ir pradėtų kurti vertę įmonei. Naujo darbuotojo adaptacijos procesas yra vienas kertinių personalo valdymo kontekste. Nuo to, kaip naujoką įvesite į darbus, suformuosite jam tikslus, suteiksite galimybes juos pasiekti, priklausys, koks bus jo įsitraukimas ir veiklos rezultatai. Reikia įrodymo? – Tik 12 proc. apklaustų darbuotojų mano, kad jų įmonės puikiai įgyvendina adaptacijos planus (Šaltinis: State of the American Workplace Report Gallup 2017)  – 69% darbuotojų, kurie naujame darbe turi struktūruotą adaptacijos procesą/ programą net 69 proc. labiau tikėtina, kad liks 3 ir daugiau metų (Šaltinis: www.hr.com, 2016 m.)  – 4% naujokų palieka darbą dėl klaikios pirmos dienos, 22% darbuotojų kaitos nutinka per pirmas 45 dienas (Šaltinis: Bersin by Deloitte’s industry study: Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success) Darbuotojo adaptacija prasideda nuo darbo pasiūlymo priėmimo. Nemažai įmonių šį momentą išnaudoja darbdavio įvaizdžio formavimui, t.y. naudoja vizualias priemones tam, kad sustiprintų naujo darbuotojo emocijas: baneriai el.pašte, kvietimas susipažinti su įmonės (kurios dalimi jau esi) istorija, faktais apie įmonę ir pan. Taip pat pastebima, kad pažangios įmonės jau prieš pirmą dieną prijungia žmogų prie online platformų, kuriose jis jau gali pradėti skaityti informaciją. Panašiai yra ir su sutarties pasirašymu, kuris tampa ypatingu momentu. Įmonės atiduoda sutartį gražiuose vokuose su savo logotipu ir tai daro pakiliu, šventiniu tonu, dovanoja tušinuką, su kuriuo pasirašoma sutartis ir pan. Jei nuo pasiūlymo priėmimo iki pirmos dienos yra ilgesnis tarpas – įmonė siunčia informaciją dalimis: kaip pasiruošti pirmai dienai, faktai, naudos ir pan. Vizualai, paruoštukai Taip pat sparčiai populiarėja integruotų mokymų scenarijaus (angl. storyboard) naudojimas planuojant adaptacijos procesą. Esmė – veiksmai sudėliojami po „vieną kadrą“ pagal eiliškumą ir galvojama, koks metodas (gyvas pokalbis, video, audio įrašas ar pan.) yra tinkamiausias. Keli įrankiai paįvairinimui:  – Camtasia: labai nesudėtingas įrankis, leidžiantis kurti darbo su būtinomis programomis mokymus, instrukcijas, „how-to“ video įrašus. Daugiau apie įrankį ČIA  – Notion: viskas ko gali reikėti naujokui vienoje vietoje (vienas vartotojas – nemokamas), yra ir mobili aplikacija. Daugiau apie įrankį ČIA  Tyrimai rodo, kad skirtingais metodais pateiktą informaciją žmonės įsisavina geriau, o turint galvoje jaunesnę kartą – kuo daugiau įvairumo, tuo labiau išlaikysime jų dėmesį. Daugiau apie integruotų mokymų (angl. blended learning) naudojimą adaptacijos procese ČIA (anglų kalba). Storyboard šablonas Toliau dalinamės įrankiais ir priemonėmis, kaip sklandžiai ir efektyviai užtikrinti naujokų įsitraukimą nuo sprendimo priimti naują komandos narį iki bandomojo laikotarpio pabaigos ir sprendimo priėmimo. ADAPTACIJOS PROCESAS – PILNAS PAVEIKSLAS Aiški adaptacijos politika ir bent gairių principu aprašyti proceso etapai yra reikalingi kiekvienoje organizacijoje. Su jais turi būti supažindintas ne tik naujokas (t.y. kaip jam bus padėta įsilieti į įmonės veiklą), bet ir adaptacijos procese dalyvaujantys vadovai ir kiti darbuotojai. Kaip antai: kas ir kada sutvarko įdarbinimo formalumus, kas ir kaip supažindina su kolegomis, kas ir kada pristato organizacijos veiklą, tikslus ir kaip prie jų prisidės naujas komandos narys ir pan. Įmonėms dažnai kyla klausimas – kiek laiko turi trukti adaptacijos procesas. Tai priklauso nuo įmonės specifikos, veiklos kompleksiškumo, bet dažniausiai procesas skirstomas į tokius etapus: 1. Iki įdarbinimo; 2. Pirma darbo diena; 3. Pirma savaitė; 4. Pirmi mėnesiai; 5. Adaptacijos įvertinimas. Kviečiame pažiūrėti į visą procesą, o tuomet eiti giliau į kiekvieną etapą. Parengėme visus reikalingus šablonus ir įrankius, kad be didelio vargo pritaikytumėte juos savo įmonės poreikiams. Pilnas adaptacijos procesas IKI ĮDARBINIMO Naujoko įdarbinimas ir formalumų sutvarkymas yra bene paprasčiausia proceso dalis. Svarbu aiškiai žinoti darbo teisės niuansus, pasirengti dokumentus ir neužmiršti laiku jų sutvarkyti bei įvesti į programas, o informaciją pateikti valstybinėms institucijoms (apie naują darbuotoją Sodrą reikia informuoti bent dieną prieš jam pradedant dirbti). Visus dokumentus, kuriuos pasirašote su būsimu darbuotoju – iš karto po įdarbinimo sudėkite į Darbuotojo asmens bylą (popierinę ar elektroninę) , kurioje: • darbuotojo asmens bylos sudėtis • prašymas priimti į darbą (nėra privalomas dokumentas, bet patogu turėti viską vienoje vietoje) • darbuotojo darbo sutartis • susitarimas dėl konfidencialios informacijos saugojimo (jei yra toks poreikis) • darbuotojo anketa arba CV su jo duomenimis • reikiamų kvalifikacijų ir mokslo diplomų kopijos • kiti darbuotojo ir darbdavio susitarimą reglamentuojantys dokumentai Darbo sutarties, prašymų šablonai ir kiti įdarbinimui reikalingų dokumentų šablonai – DARBO SANTYKIŲ proceso skiltyje. Nemažiau svarbu palaikyti kontaktą su naujoku dar jam nepradėjus dirbti – informuoti apie tai, kada bus pasirašoma sutartis, koks jos turinys, koks bandomasis laikotarpis, kitos darbo sąlygos, pasiteirauti, ar viskas yra aišku. Šiuolaikinė personalo valdymo praktika dar prieš pirmą darbo dieną rekomenduoja naujokui nusiųsti pirminę informaciją apie įmonę (naujoko knyga/ naujoko ABC/ Faktai apie įmonę ir pan.), prijungti prie įmonės Facebook uždaros grupės/ vidinės įmonės platformos ar kviesti į renginius, kad darbuotojas į įmonę ateitų jaus jausdamasis jos dalimi. Darbo vietos parengimas naujokui. Geram pirmajam įspūdžiui suformuoti pasitikite naujoką su parengta darbo vieta ir priemonėmis. Tai ne tik įvaizdžio klausimas – kuo greičiau bus atlikti visi formalumai ir suteiktos visos darbo priemonės, tuo greičiau naujokas galės pradėti dirbti ir kurti vertę įmonei. Kad nepraleistumėte nieko svarbaus, galite naudoti sprendimą priimti naują darbuotoją, jame ir visos reikalingos priemonės sėkmingam startui. Sprendimas del naujoko priėmimo PIRMA DARBO DIENA Dovanų paketas naujokui. Darbuotojas bus pamalonintas, jei pirmąją jo darbo dieną bus parengtos ne tik darbo priemonės bei vieta, bet ir Jūsų įmonės atributika pažymėta pasitikimo dovana. Tai gali būti darbo kalendorius, puodelis, marškinėliai ar kita smulkmena, kuri parodys, kad žmogus yra laukiamas. Daugiau apie tai kaip maloniai galite nustebinti naujoką, skaitykite čia: Naujoko paketas Kreipkitės į įmones su savo turimu biudžetu dovanai ir planuojamu užsakyti kiekiu ir gaukite pasiūlymus (Pvz. iš Mama reklama, Stampline ir kt.) Svarbu: nuo 2018-01-01 darbuotojams Dovanų (ir prizų) vertė (pinigais arba natūra) per mokestinį laikotarpį (t.y. per kalendorinius metus) neviršijanti 200 eur, yra neapmokestinama, viršijanti dalis apmokestinama 15%. Naujoko pristatymas kolektyvui. Sklandus bendravimas ir bendradarbiavimas yra vienas svarbiausių aspektų siekiant organizacijos tikslų. Mokslininkai nustatė, kad 70% įmonėje esančių problemų yra dėl tarpusavio nesusišnekėjimo. Kitaip tariant – dėl komunikavimo problemų. Taigi tinkamas naujoko supažindinimas su kolektyvu yra pirmas žingsnis sėkmingos bendrystės link. Jei kolektyvas nedidelis ir visi žmonės dirba vienoje vietoje, galbūt užteks gyvo pristatymo ar pokalbio prie rytinės kavos puodelio ar eiliniame susirinkime. Jei dirbate organizacijoje, kurioje visi išsibarstę per kelis miestus/šalis, naujoko pristatymui pasitelkite kitas priemones – vidinį intranetą, elektroninį paštą ar kitas vidinei komunikacijai naudojamas priemones. Informuojant apie naują darbuotoją svarbu paminėti: – už ką jis bus atsakingas (tikslai, užduotys) – kodėl buvo priimtas sprendimas jį priimti (keičiasi struktūra, plečiate veiklą, pakeitėte lūkesčių nepatenkinusį darbuotoją, pan.) – kokia jo patirtis, išsilavinimas – tai yra, kodėl tikite, kad jis bus naudingas prisidėdamas prie Jūsų organizacijos tikslų įgyvendinimo – kas bus jo vadovas, kam jis vadovaus (jei vadovaus), kur jo darbo vieta, kokie kontaktai – kokie jo pomėgiai, laisvalaikis Pranešimą apie naujoką formuokite remdamiesi savo organizacijos kultūra ir įtraukdami tai, kas tuo momentu yra svarbiausia. Dalinamės galimu naujoko pristatymo kolektyvui šablonu. Naujoko pristatymas kolektyvui PIRMA SAVAITĖ Įmonės ir kitos aktualios informacijos pristatymas naujokui. Naujai priimtam žmogui jau pirmą dieną svarbu pristatyti, koks bus įvedimo į darbus planas. Tačiau galvokite ir apie tai, kad naujokui pirmą dieną ir taip labai daug informacijos – biuro išplanavimas, kolegų veidai ir vardai, prisijungimai prie sistemų ir pan. Todėl neskubėkite visko sudėti į pirmą dieną, geriau svarbią informaciją paskirstykite tolygiai per pirmą savaitę, taip pat informaciją, kuria dalinsitės, patogiai patalpinkite prieinamoje vietoje, kad reikalui esant prie jos būtų galima sugrįžti, prisiminti, pasitikrinti. Dalinamės skirtingais įrankiais informacijai apie įmonę perteikti: Adaptacijos planas naujokui Laiškas naujokui apie imonėje veikiančias IT sistemas Prezentacija apie imonę naujokui Atmintinė lankstinukas naujokui Atmintinė lankstinukas naujokui2 Darbuotojo_knyga. Naujoko_knyga Jei organizacija didelė ir naujai priimamų darbuotojų srautas yra gausus, rekomenduojame rengti naujokų dienas, kurių metu jiems ne tik pristatysite veiklą, bet naujokai galės susipažinti tarpusavyje, o tai padės jiems geriau bendradarbiauti. Naujoko dienos formatas gali būti labai įvairus – nuo įmonės pristatymo, iki orientacinio žaidimo, komandinių užduočių, vertybių žaidimo ar bendros kavos su savo gamintais skanėstais. PIRMI MĖNESIAI Vadovo vaidmuo adaptacijos procese Greičiausiai esate girdėję posakį, kad darbuotojai palieka vadovus, o ne įmones. Jūsų darbas yra suteikti vadovui visą informaciją ir įrankius, kad jis profesionaliai adaptuotų savo naują komandos narį, o taip pat laiku ir vietoje parodytų dėmesį. Todėl rekomenduojame vadovui parengti atskirą naujoko adaptacijos eigos dokumentą, kuriame jis galės matyti, ko ir kada iš jo tikimasi. Idealu, jei dokumentas būtų pasiekiamas ir personalo darbuotojui, kuris galėtų matyti progresą ir priminti vadovui apie tai, kas ir kada turi būti atlikta. Adaptacijos eiga vadovui Bandomojo (adaptacijos) laikotarpio planas Tyrimais nustatyta, kad darbuotojų įsitraukimas padidėja 7 kartus, jei jie turi aiškų adaptacijos planą. Jis reikalingas: – užfiksuoti susitarimus ir bandomojo laikotarpio tikslus (po kelių mėnesių bus sunku įrodyti, o kartais ir atsiminti, dėl kokių darbų ir jų rezultatų buvo tariamasi) – padėti darbuotojui kryptingai veikti. Turint tokį planą bus aišku, ką reikia padaryti, ką išmokti, kur paklausti reikiamos informacijos ir t.t. – mažinti teisinių pasekmių riziką. Jei atsitiks taip, kad žmogus netiks dėl to, kad neįgyvendina sutartų darbų – Jūs turėsite įrodymą apie abipusį susiderinimą. Šiais laikais, galima apsieiti ir be popierinių dokumentų, visgi įrodymą, kad tikslai buvo suderinti- turėkite (pvz. nusiųskite elektroniniu laišku ir paprašykite patvirtinimo, kad “tikslai aiškūs ir suprantami”). Prieš susitariant dėl bandomojo laikotarpio tikslų, naujoką svarbu supažindinti su įmonės tikslais ir strategija – kaip prie jų įgyvendinimo prisideda padalinys/skyrius, į kurį jis atėjo; kokio indėlio iš naujoko tikisi skyriaus vadovas/vadovybė; kaip tikslus/užduotis dalinasi kiti skyriaus/įmonės darbuotojai, kaip už tai motyvuojami, pan. Pasidalinę šia informacija, tikėtina, gausite įžvalgų bei pasiūlymų iš naujoko, kaip numatytus tikslus jis galėtų įgyvendinti greičiau, kokybiškiau, kokių naujovių galėtų pasiūlyti. Preliminarų bandomojo laikotarpio planą rekomenduojama būti pasirengus iš anksto, o galutinį, susiderinus tikslus, reikėtų parengti kartu su darbuotoju per pirmą – antrą jo darbo savaitę. Bandomojo laikotarpio planas Ką daryti, kad naujoko įsitraukimas būtų dar didesnis? Svarbu išlaikyti reikiamą naujoko įsitraukimą darbų eigoje: laiku suteikti grįžtamąjį ryšį ir reikiamą informaciją, jei reikia – nukreipti veiklą tinkama linkme. Ypatingai gerai, kai į adaptacijos procesą yra įtraukta daugiau darbuotojų (ne tik tiesioginis vadovas ir personalo vadovas), nes naujokas gauna platesnę ir įvairesnę informaciją apie organizaciją, didesnė tikimybė, kad greičiau ras bendraminčių. Taigi: 1. Skirkite kuratorių (mentorių). Tai kolega, kuris kaip draugas pagelbės greičiau susigaudyti: kur kreiptis dėl reikiamos informacijos; supažindins su darbuotojais, kurių pagalbos reikia atliekant darbus; pakvies pietų ar kavos, kad naujokas jaustųsi komandos dalimi. Kuratoriui galima skirti ir rimtesnes funkcijas – apmokyti dirbti su naudojamomis programomis ar sistemomis, supažindinti su produktų krepšeliu, kituose skyriuose veikiančiais procesais ir pan. 2. Nuolatinis vadovo, kuratoriaus (mentoriaus), personalo vadovo dėmesys darbuotojui adaptacijos proceso metu. Jei bandomasis laikotarpis tęsiasi 3 mėnesius, rekomenduotina turėti bent tris oficialius periodinius pokalbius su darbuotoju, įvertinant adaptacijos progresą, kliūtis ir galimybes joms šalinti. Kad pokalbiai būtų konstruktyvūs ir turėtų įtakos greitesnei naujoko adaptacijai, jų metu rekomenduojame išlaikyti į tikslus/rezultatus orientuotą struktūrą ir vadovautis bandomojo laikotarpio planu. Klausimai sutikus naujoką ADAPTACIJOS ĮVERTINIMAS Likus porai savaičių iki bandomojo laikotarpio pabaigos tiesioginis vadovas turėtų organizuoti galutinį susitikimą su darbuotoju ir aptarti bandomojo laikotarpio rezultatus. Darbuotojo adaptacija laikoma sėkminga, kai tiek vadovas, tiek darbuotojas sutaria, kad rezultatai tenkina abi puses ir abu turi viziją dėl tolimesnės veiklos. Po sėkmingai praeito bandomojo laikotarpio su darbuotoju reikėtų dar kartą apsibrėžti atsakomybių ribas ir tikslus. Tai užfiksuoti galima metinio pokalbio formoje. Jei nusprendžiama, kad darbuotojas netiko sulygtam darbui, arba darbuotojas nusprendžia palikti įmonę, darbo sutartis nutraukiama. Tuo atveju, jei iniciatyva atsisveikinti su darbuotoju yra iš darbdavio pusės, darbuotoją apie tai reikia informuoti (raštu) prieš tris darbo dienas iki darbo sutarties nutraukimo. Sklandžiam darbuotojo atleidimo procesui užtikrinti rekomenduojame vadovautis atleidimo tvarka, kuri pateikta DARBO SANTYKIŲ proceso skiltyje. Įsakymas dėl darbo sutarties nutraukimo Metinio pokalbio šablonas DARBUOTOJŲ ADAPTACIJOS PROCESO RODIKLIAI (KPI) Teorinis pagrindas Kai atliekame darbines užduotis, norime žinoti, ar darbas atliktas kokybiškai, efektyviai ir tiksliai. Taip pat norime žinoti, kaip mūsų veikla prisideda prie aukštesnių ir svarbiausių įmonės tikslų įgyvendinimo. Tam, kad tai žinotume, turime turėti aiškius vertinimo kriterijus, kurie parodys, kaip atlikdami efektyviai vienus ar kitus darbus prisidedame prie įmonės tikslų įgyvendinimo ir strategijos išpildymo. Tam organizacijose nusimatomi veiklos vertinimo rodikliai (KPI). Rodiklių sąraše visada turi būti ne tik “do‘ables” (ką padaryti) tipo rodikliai, bet ir “deliverables” (ką pasiekti). Tik taip galėsime būti tikri, kad ne tik „sukamės“ procese, bet ir judame geresnio rezultato link. Kad tinkamus rodiklius būtų lengviau nusistatyti, prieš pradedant svarbu kelti klausimus: Ar tai ką darome mums padės greičiau pasiekti norimą tikslą? Ar numatytas rodiklis matuos judėjimą tikslo link? Kitas svarbus dalykas – vertinimo duomenys. Jie turi būti gaunami lengvai, paprastai ir neapsunkinti matavimo proceso. Kitaip tariant turime pasverti, kiek mums užtruks ir kainuos duomenis susirinkti, susisteminti ir pasverti ar tam skirtas laikas bei kaštai duos naudos ir kurs vertę įmonei. Turint rodiklius, kuriais matuojate procesų efektyvumą, svarbu vertinti progresą ir nepamiršti lyginti keliais pjūviais: vidinis palyginimas – lyginami vidiniai įmonės padaliniai, atskiros įmonės toje pačioje įmonių grupėje; konkurentų palyginimas – lyginamos skirtingos įmonės, konkuruojančios toje pačioje rinkoje, verslo segmente; bendras palyginimas – personalo valdymo procesų lyginimas, nepriklausomai nuo verslo srities (tokius palyginimus Lietuvoje kiekvieną pavasarį atlieka Personalo valdymo profesionalų asociacija: http://pvpa.lt) Rodikliai adaptacijos procese Matuojant adaptacijos proceso kokybę, greitį ir sėkmę, galima vadovautis pasitelkus naujokų nuomonę, apie taip, kaip jiems sekėsi ir ko jiems trūko adaptacijos procese. Taigi bent vieną kartą per tris mėnesius už personalo valdymą atsakingas žmogus, turėtų pakalbinti naujoką ir išgirsti jo įžvalgas apie organizacijoje veikiantį adaptacijos procesą. Tai išsiaiškinti padėtų struktūruota anketa. Siūlome gyvą pokalbį – pakalbinkite naujoką remiantis šia anketa, o ne prašykite jo pateikti atsakymus raštu. Tikėtina, kad bendraudami gausite nuoširdesnius atsakymus, kurie ir yra svarbiausi. Dar vienas rodiklis adaptacijos proceso kokybei įvertinti gali būti naujai priimamų darbuotojų likimas organizacijoje. Rodiklis parodo, ne tik adaptacijos proceso, bet ir atrankos kokybę. Todėl darbuotojo atleidimo arba išėjimo atveju, pravartu aiškintis priežastis. Tam galima naudoti išeinančio darbuotojo anketą. Formulė, kaip pasiskaičiuoti – pridėta atskirame faile. Na ir bendra adaptacijos kaina. Įmonės vis labiau supranta, kaip svarbu tinkamai įvesti žmones. Ruošiami adaptacijos planai, pristatymai naujiems kolegoms, ekskursijos po biurą, skiriami mentoriai. Retai šis procesas yra įvertinamas iš įmonės patiriamų išlaidų pusės. Žemiau pateikiame, kaip galite pasiskaičiuoti adaptacijos proceso kainą. Anketa adaptacijos procesui įvertinti Anketa adaptacijos procesui ivertinti2 Anketa išeinančiam darbuotojui Kaip paskaičiuoti adaptacijos kainą Adaptacijos KPI