Vidinė komunikacija - HR Hint Online Vidinė komunikacija - HR Hint Online

BLOGAS

11 kovo, 2019

Vidinė komunikacija

Vidinė komunikacija – vienas pagrindinių įrankių formuojant įmonės kultūrą, darbuotojų tarpusavio santykius, jų pasitenkinimą, o taip pat didinant darbuotojų įsitraukimą siekiant įmonės tikslų ir strategijos įgyvendinimo.

Jau kurį laiką nebeužtenka vienpusės komunikacijos, darbuotojai nori dalyvauti komunikacijos procese, galėti išsakyti savo nuomonę, siūlyti idėjas, o taip pat jaustis vertinami ir matyti, kaip savo darbu prisideda prie įmonės tikslų pasiekimo. Tad vidinė komunikacija jau dabar keičiasi, o ateityje įgaus dar daugiau naujų formų.

Norite įsitraukusių darbuotojų, kurie padėtų siekti Jums svarbių tikslų? Būtinai galvokite apie vidinę komunikaciją, o mes šį mėnesį jums padėsime.

________________________________________________________________________________

Kalbiname įmonių grupės „Saurida” personalo vadovę Danguolę Steponaitienę apie jų organizacijoje vidinei komunikacijai naudojamą Facebook (toliau- FB) platformą.

Saurida FB naudoja 2-3 metus, taigi per tą laiką spėjo susikurti savo taisykles ir principus, išsigrynino, kokią informaciją kelti į sistemą (kokia reikalinga, o kokia trukdo darbui). Atskiroms temoms yra sukurtos atskiros paskyros, tad netrukdo darbuotojų, kuriems tam tikra informacija nėra aktuali. Dalį informacijos darbuotojams vis dar siunčia elektroniniu paštu, bet laiškų srautas vis mažėja – FB patenkina pagrindinius poreikius.

Kaip ir kiekviename projekte, taip ir čia – labai svarbu atsakingas darbuotojas, kuris seka, kad naujokai būtų prijungti prie reikiamų grupių, išėję iš darbo “išimti” iš grupių. Todėl visose grupėse yra vienas administratorius, kuris ją koordinuoja.

Danguolė įvardija šiuos FB platformos privalumus:

  • kiekvienas darbuotojas turi FB ir aktuali informacija išsiunčiama visiems vienu metu;
  • informacija labai greitai pasiekia visus (bet kuriuo metu);
  • kylant skirtingiems klausimams – sukuriamos tikslinės grupės ir greitai pasiekiami susitarimai bei išsprendžiami kilę klausimus;
  • laisvos ir atviros diskusijos;
  • gerais darbais, pasiekimais dalinamės čia ir dabar;
  • lengva kontroliuoti netipines/karštas situacijas;
  • yra informacijos istorija;
  • tai nemokama!

Kažkada sklandė juokelis – “jei tavęs nėra FB, tavęs nėra visai”. Kaip Jūsų atveju? Jei žmogus neturi FB į darbą nebus priimtas? 

“Visi administracijos darbuotojai turi FB paskyras – naudoja asmenines arba susikuria darbines. Prieš įdarbinant, kiekvienam darbuotojui rekomenduojama turėti FB ir prisijungti prie darbuotojų grupės, kad gautų visą reikalingą informaciją, susijusią su darbu. Taigi apie 90% darbuotojų yra prisijungę” – teigia Danguolė.

Įdomu pabandyti kažką panašaus į Facebook, bet labiau pritaikytą darbiniams poreikiams? Išbandykite FB darbui: Workplace.

https://www.facebook.com/workplace

________________________________________________________________________________

UAB „Axis Power” personalo vadovė Jolanta Bervingienė pasakoja apie jų organizacijoje naudojamą užduočių ir vidinės komunikacijos platformą TOP 3.

“Kaip ir daugelis didesnių kompanijų, turime savo vidinį intranetą, kuriame daug įvairios informacijos: nuo gimtadienių sąrašo iki blogo ir blitz apklausų. TOP 3 platformą susikūrėme, kai išsikėlėme tikslą stebėti darbuotojų dienos efektyvumą, planuotis darbus, nusistatyti prioritetus ir pan. Šioje platformoje kiekvieną dieną susipildome tris svarbiausius einamos dienos darbus. Išskirti turime: veiklą (tarkim personalas/vadyba, strateginis valdymas ir pan.), užduoties tikslą, rezultatą dienos pabaigoje ir galiausiai įsivertinti patys save.

Laikui bėgant pamatėme, kad tai puiki priemonė komunikacijai ir svarbios informacijos apsikeitimui, nes prie platformos yra prijungiami visi vadovai ir jų pavaldume esantys darbuotojai. Taip visi galime matyti ne tik savo, bet ir kolegos (ir savo vadovo) dienos užduotis (su kokiu projektu dirba) ir stebėti, kaip jam sekasi su ta užduotimi susitvarkyti. Patogu tai, kad čia pat yra galimybė parašyti komentarą (atvirą ar asmeninį į elektorninį paštą), padėkoti, pakritikuoti ar papildyti. Tai puikus veiklos vertinimo įrankis, nes čia galima atlikti savo/sau pavaldžių darbuotojų darbų analizę: ties kokia veikla daugiausiai dirbama, kaip sekasi suplanuoti darbus ir juos įgyvendinti, kiek procentaliai vadovas pakomentavo tave ir pan. Didesnis iššūkis tiems, kieno darbai daugiau monotoniški ir labai vienodi – jiems sunkiau kelti tikslus kas dieną (pvz.: buhalteris, kuris kas dieną atlieka pavedimus ar kitus techninius darbus).

Bet kokiu atveju, TOP3 – tai puiki priemonė informacijos apsikeitimui, kuri suformavo įprotį dienos darbus pradėti nuo platformos užsipildymo. Taip pat TOP3 skatina pasidomėti su kuo dirbo ar dirba kolega, kokį komentarą parašė po dalyvavimo tavo inicijuotame susirinkime. O gal pamatęs, kad reikalinga pagalba, gali pasiūlyti savo pagalbą.

Mažesnė įmonė į tokio tipo platformą galėtų sujungti visus darbuotojus. Labiausiai tai pasiteisintų įmonėms, kuriuose žmonės dirba skirtingose vietose ar negali kasdien komunikuoti akis į akį“.

________________________________________________________________________________

Apie vidinę komunikaciją, esmines prielaidas jos sėkmei organizacijose kalbame su komunikacijos specialistais:

Tomas Staniulis – mokymų įmonės „Person premier“ konsultantas, lektorius ir rašytojas, vedantis mokymus apie komunikaciją, organizacijų ugdymą ir tobulėjimą.

Janina Sabaitė Melnikovienė – darbdavio įvaizdžio ir komunikacijos ekspertė, konsultuojanti organizacijas ir vedanti atvirus bei vidinius praktinius mokymus.

Kad vidinė komunikacija yra vienas svarbiausių procesų organizacijoje, įrodinėti jau mažai kam reikia. Tačiau visgi  – kokius esminius reikalavimus vidinei komunikacijai turi kelti įmonės, siekiančios išsilaikyti pirmaujančiųjų gretose? Koks apskritai vidinės komunikacijos tikslas (-ai)?

Tomas: pagrindinis vidinės komunikacijos tikslas – efektyvus bendravimas ir bendradarbiavimas tarp darbuotojų ir jų grupių. Įdomi koreliacija, pasak tyrimų, 62 proc. apklaustųjų, kurie nesirūpina savo darbu, teigia, kad dėl to kalta prasta komunikacija. Taigi komunikacija siejasi ir su darbuotojų įsitraukimu, ir su motyvacija, ir su noru apskritai atlikti kokią nors užduotį.

Efektyviai komunikacijai trukdo sisteminės, organizacinės ir žmogiškosios priežastys. Dažnai pasitaiko, kad komunikacijos priemonių yra per daug, jos neefektyviai išnaudojamos arba yra „nedraugiškos“ naudoti. Dar dažniau organizacijos neturi apsirašiusios vidinės komunikacijos taisyklių, priemonių, funkcijų ar atsakomybių. Galų gale, bene dažniausiai, atsitinka taip, kad prie anksčiau išvardintų blogybių įsivelia žmogiškųjų įgūdžių bendrauti ir bendradarbiauti stoka, statusų, konfliktų ir emocijų įvairovė.

Kuriant tvarias vidinės komunikacijos sistemas svarbu prisiminti, kad:

  • Bet kuri vidinės komunikacijos programa turėtų turėti aiškų investicijų grąžos planą. Tarkime: mažesnė darbuotojų rotacija, geresnis pritraukiamų darbuotojų rodiklis, efektyvesnis užduočių atlikimas, efektyvūs susirinkimai, geresnis mikroklimatas – visa tai yra rodikliai, į kuriuos jūs investuojate.
  • Reikia pradėti nuo vertybių – kam mums reikia vidinės komunikacijos: nuo lojalumo iki komandiškumo, nuo pagarbos iki bendradarbiavimo. Svarbiausia – aiški legenda, kodėl mums reikia pripažinimo ir kokio pripažinimo mums reikia.
  • Žmonės taps labiau įsitraukę ir motyvuoti, kai patys kurs ir svarstys, kokios komunikacijos priemonės jiems yra priimtiniausios. Sudarykime galimybę žmonėms komunikuoti tarpusavyje reguliariai, jų pasirinktomis ir apsirašytomis priemonėmis.

Janina: vienas svarbiausių vidinės komunikacijos tikslų – nutiesti informacinį tiltą tarp vadovybės ir žemesnių grandžių darbuotojų, pastaruosius informuojant apie įmonės tikslus, planus, pokyčius, vizijas ir pan. Vidinė komunikacija taip pat padeda siekiant sulaukti grįžtamojo ryšio iš žemesnių grandžių darbuotojų – tokiu būdu darbuotojai būna ne tik informuoti, bet ir įtraukti į įmonės veiklą, išklausyti.

Visa tai daroma tam, kad darbuotojai žinotų, ko įmonė siekia ir padėtų įgyvendinti tuos tikslus.  Motyvuoti darbuotojai, kurių vertybės sutampa su organizacijos vertybėmis, darbuotojai, kurie nuolat mokosi ir bendrauja tarpusavyje – kiekvienos organizacijos svajonė ir siekiamybė. Visgi, apie tai, kad vidinė komunikacija yra vienas svarbiausių procesų – kalbama daug, tačiau labiau koncentruojamasi į patį kalbėjimą ir šio klausimo akcentavimą, nei į sistemingą ir nuoseklų organizacijos darbą gerinant vidinę komunikaciją.

Svarbu suvokti, kad vidinė komunikacija nėra ir niekada nebus baigtinis darbas. Tai nuolat kintantis procesas, kuriam reikia skirti dėmesio. Nėra vieno vienintelio visoms organizacijoms tinkančio „recepto“, kokia turi būti vidinė komunikacija. Tik tada, kai įvertinama įmonės specifika, autentiškumas, esamos tradicijos ir nusistatoma, ko norima pasiekti ir, ką vadinsime tarpiniais ir ilgalaikiais sėkmės rezultatais – galima rinkti ingridientus vidinės komunikacijos strategijai ir taktiniam planui.

Kas atlieka pagrindinį vaidmenį formuojant sklandžią ir įmonės tikslus atitinkančią vidinę komunikaciją? Kokie vadovų, akcininkų, darbuotojų vaidmenys ir kuo jie skiriasi?

Tomas: mitas, kad žuvis pūva nuo galvos, yra pats baisiausias, kurį gali išgirsti apsilankius organizacijoje. Slapukaujantys akcininkai, neatviri vadovai paprastai lemia stringančią pokyčių komunikaciją, dėl ko silpsta organizacinė kultūra, mažėja įsitraukimo, veiklų, entuziazmo, kas ilgainiui veda į tinginystę, stagnaciją ir dvasinę komą. Komunikacijos vaidmenis ir funkcijas apsibrėžti nėra sudėtinga ir daugelis organizacijų tai įgyvendina dviejų – trijų kūrybinių dirbtuvių metu, tereikia pasiryžti.

Janina: remiantis daugelio organizacijų patirtimi, vidinė komunikacija efektyvesnė tada, kai atsakomybė už ją tampa ne vien personalo ar komunikacijos darbuotojų reikalu. Beveik 100% garantija, kad vidinės komunikacijos procesai gerės, kai konkretaus vaidmens imsis įmonės vadovas ir/ar savininkas.

Taigi vadovai, pradedant nuo įmonės savininkų, valdybos iki pat smulkiausios grandies vadovaujančių darbuotojų, yra tas autoritetas, kuris turi rodyti pavyzdį ir skatinti tarpusavio bendravimą, savo elgesiu demonstruoti pasitikėjimą organizacija, atitikimą jos vertybėms ir pan.

Personalo ir komunikacijos strategams atitenka taktinis vidinės komunikacijos planų įgyvendinimas – paties proceso organizavimas, priemonių ir kanalų parinkimas, tikslinės žinutės pagal skirtingas darbuotojų auditorijas suformavimas, platinimas, grįžtamojo ryšio surinkimas, oficialių ir neformalių informacijos apsikeitimo kanalų identifikavimas.

Organizacijos personalo ir komunikacijos specialistai yra tie patarėjai, į kurių nuomonę vadovai turėtų įsiklausyti. Jei pats aukščiausias vadovas nebus įsitraukęs į vidinę komunikaciją, o tai darys tik funkciniai padaliniai, sėkmė mažai tikėtina.

Kaip vidinė komunikacija siejasi su išorine? Kokias klaidas daro įmonės atskirdamos, o gal per daug sutapatindamos šias sferas?

Tomas: vidinė komunikacija su išorine siejasi tiesiogiai – per darbuotojų šeimų narius, socialinius tinklus, kasdienį bendravimą. Ypatingą vaidmenį čia vaidina socialinės atsakomybės komunikacija. Pavyzdžiui, „Rimi Lietuva“ savo socialinės atsakomybės iniciatyvą #Amžiusnesvarbu, visų pirma, nukreipė į darbuotojus ir jų šeimas. Darbuotojai buvo skatinami vaizdo filmukus su socialiniu eksperimentu aptarti ir su savo kolegomis, ir namuose. Vėliau užsipildė socialinio tinklo erdvė – ir žinia pasklido dar plačiau.

Esminė klaida, kurią daro organizacijos, kai bando meluoti, apsimetinėti arba deklaruoti tai, ko iš tikrųjų nėra. Nei klientai, nei darbuotojai nėra kvaili, ir puikiai supranta, kada juos vedžioja už piršto. Jei įmonė deklaruoja esanti skaidri ir atsakinga, tačiau realybėje jos akcininkai ar vadovai manipuliuoja socialinės atsakomybės sąvoka tik norėdami padidinti pelną ar pagrąžinti metinę ataskaitą, yla vis tiek išlenda iš maišo. X ir Y kartos nemėgsta melo, dirbtinumo, tuščių buzzword‘ų ir coporate bullshit‘o. Duokite jiems tikrą monetą – jau geriau jokios negu padirbta. Mums nereikia komunikacijos vardan komunikacijos, ji reikalinga tam, kad galėtume bendrauti ir bendradarbiauti su įkvėpimu ir gera nuotaika.

Janina: jei vidinė komunikacija bus efektyvi ir sėkminga, išorinė komunikacija taip pat susilauks sėkmės. Kitu atveju, investicijos tik į išorės komunikaciją gali subliūkšti kaip kortų namelis, nes labai skirsis informacija ateinanti iš organizacijos vidaus nuo transliuojamos į išorę.

Vidinės ir išorinės komunikacijos funkcijos, jų atsakomybių paskirstymas įmonėse labai dažnai priklauso nuo organizacijos specifikos ir keliamų tikslų. Taip pat ir nuo vadovų požiūrio į pačią vidinės komunikacijos funkciją. Labai svarbu, kaip tarpusavyje bendradarbiauja visos 3 funkcijos, nuo kurių įsitraukimo ir bendro sėkmingo darbo didžiąja dalimi ir priklauso organizacijos vidinės komunikacijos proceso sėkmė: vadovai, personalo ir komunikacijos specialistai.

 

GEROSIOS PRAKTIKOS PAVYZDŽIAI IR EKSPERTŲ PATARIMAI

Tomo gerosios praktikos pavyzdys – “Organizacijos knygos kūrimas”. Prieš porą metų vienoje bendrovėje organizavome projektą, kurio metu 300 žmonių rašė vieną knygą. Tos knygos turinys – bendrovės vizija, misija, vertybės ir praktinės situacijos, kaip tos vertybės pritaikomos kasdienėse situacijose. Knyga gimė kūrybinių dirbtuvių metu, kiekvienas darbuotojas turėjo galimybę palikti savo pėdsaką organizacijos istorijoje. Knyga buvo iliustruota darbuotojų sugalvotomis idėjomis ir įteikta kiekvienam darbuotojui, kaip gerosios praktikos kodeksas metinio renginio metu. Kiekvienas vidinės komunikacijos projektas yra ypatingas ir įdomus: nuo video dirbtuvių iki teatralizuotų ceremonijų, nuo vertybinių žaidimų, kūrybiškumo įgūdžių ugdymo iki inovacijų grupių organizavimo („Ką darysi, jei XXI a. teks vadovauti ne žmonėms, o robotams?“).

Janina dalinasi patarimais, kaip išjudinti vidinės komunikacijos procesus organizacijoje:

– Vienas iš vidinės komunikacijos sėkmės elementų – bendri projektai, į kuriuos įtraukiami personalo, komunikacijos specialistai, vadovai ir darbuotojų atstovai. Pagrindinė rekomendacija – suprasti vieniems kitus, suprasti vieniems kitų darbus, dalintis patirtimi ir žiniomis. Pradžioje nereiktų užsibrėžti padaryti viską iš karto, geriausia pradėti nuo esamų tradicijų ir renginių, juos išnaudoti visapusiškai tikslingai.

-Kalėdinius renginius, vasaros šventes gaima puikiai išnaudoti vidinei komunikacijai. Savanorystės renginiai įmonės viduje, vaikų diena įmonėje, vadovų darbas paprasto darbuotojo vietoje, kava su vadovu – šie įvykiai organizacijos viduje gali paskatinti ir tarpusavio pasitikėjimą, kurti reputaciją, įtraukti darbuotojus bei motyvuoti juos darbui.

-Visi formalūs renginiai, įvykiai organizacijoje (naujos sutartys, nauji partneriai, pasiekti rezultatai, kelionės su naujomis patirtimis, laimėjimai ir t.t.) – yra geros žinutės kuriant vidinę komunikaciją, atitinkančią organizacijos tikslus.

Taigi jei yra noras turėti atvirą organizacinę kultūrą ir sklandžią vidinę komunikaciją – visada bus apie ką informuoti ir apie ką kalbėti darbuotojams.

3 TAIP ir 3 NE VIDINEI KOMUNIKACIJAI pagal Tomą

TAIP NE
Stebėti, kaip komunikuoja komanda. Visų pirma, kaip jie sprendžia problemas ir darbinius klausimus, dėl ko ir kada dažniausiai ginčijasi. Vertinti tai, kas jiems padeda komunikuoti lengviau, o kas komunikaciją tik apsunkina. Keisti nedelsiant. Kontroliuoti viską, apie ką kalbama. Šimtaprocentinės kontrolės nebūna, absoliučiai galime kontroliuoti tik save patį. Brandžios kultūros organizacijoje žmonės labiausiai vertina tai, kai su jais elgiasi kaip su brandžiomis ir suaugusiomis asmenybėmis.
Komunikuoti reguliariai. Net ir stovintis laikrodis du kartus per parą komunikuoja mums teisingą laiką. Reguliari komunikacija visuomet laimi prieš tą, kuri yra vykdoma pripuolamai. Prievarta komunikuoti. Auksinė vidinės komunikacijos taisyklė: „Daug daugiau pasieksi su cukrumi negu su druska“. Į komunikaciją darbuotojus reikia įtraukti, sudominti, klausti ir kviesti atsakyti.
Kartoti, kartoti, kartoti. Tyrimais įrodyta, kad tos komandos, kurių vadovai dubliavo komunikaciją skirtingomis priemonėmis dukart sumažino klaidų skaičių. Paskleisti žinią ir galvoti, kad visi ją gavo ir vienodai suprato. Taip nebūna. Ir jeigu auditorija tavęs nesupranta, greičiausiai esi kaltas pats, o ne auditorija.

7 patarimai vadovui, norinčiam “sutvarkyti vidinę komunikaciją” pagal Janiną 

  1. Pasiryžk pokyčiams. Jei nesiruoši nieko keisti ir keistis pats – pagalvok, ar verta pradėti.
  2. Turėk tikslus. Įsivertink ir išanalizuok, ko iš tikrųjų nori ir sieki. „Geriname vidinę komunikaciją tik todėl, kad apie tai kalba visi“ – ne argumentas.
  3. Priemonės pagal organizacijos poreikius. Įdiek tas priemones, kurios tikrai patogios darbuotojams. Nebūtinai tai, kas madinga ar super inovatyvu tiks kiekvienai organizacijai.
  4. Numatyk finansus. Suplanuok realius biudžetus, nes net ir picos už viršvalandžius kainuoja, jau nekalbant apie reguliarias priemones, dizainerių ir IT specialistų darbą, mokymus, komandos formavimo renginius ir pan.
  5. Sujunk tradicijas ir pokyčius. Įvertink esamas rašytas ir nerašytas tradicijas: padedančias organizacijai augti – išlaikyk, stabdančias – drąsiai keisk. Kuo ankščiau pradėsi, tuo greičiau ateis norimi pokyčiai.
  6. Drąsiai eksperimentuok. Nebijok naujų idėjų ir eksperimentuok – tik taip atrandami savi „Know-how“, kurie tinka organizacijai pagal jos individualią kultūrą, darbo aplinką, įmonės tikslus ir pan.
  7. Būk atviras savo komandai. Įtrauk darbuotojus ir vadovus. Sudaryk sąlygas jiems pabūti skirtingose rolėse ir „kito batuose“. Taip greičiau įvyks pažinimo ir supratimo procesas, bei tarpusavio susikalbėjimas.

_________________________________________________________________________

Jei Jūsų organizacija užsibrėžusi gerinti vidinės komunikacijos procesus, Hr Hint Online duomenų bazėje rasite:

  • Teorinę medžiagą ir dar daugiau praktinių patarimų apie vidinės komunikacijos principus, kanalus, priemonių idėjas
  • Darbuotojų nuomonės tyrimų organizavimo principus ir klausimynų šablonus (net 4 skirtingi variantai) su klausimais apie informacijos sklaidą įmonės viduje
  • Naujienlaiškio šabloną, įmonės renginių idėjas