Ar dažnai susiduriate su situacija, kai reikalingas naujas ir labai geras darbuotojas, ir jo reikia kuo greičiau? Didžiosios atrankų įmonės sako, kad reikia ieškoti greitai, samdyti lėtai, atleisti greitai. Ši auksinė taisyklė draudžia priimti skubotus ir neapgalvotus sprendimus, bet suefektyvinę savo procesus ir turėdami aiškius standartus bei įrankius darbuotojų atrankai galime jos trukmę sutrumpinti. Dalinamės praktiniais patarimais ir lengvai pritaikomais įrankiais, kad atrankos procesas būtų patogus, efektyvus ir kokybiškas, o Jūsų įmonė džiaugtųsi tinkamiausiu žmogumi reikiamai pozicijai.I0_Darbuotoju_atrankos_procesas.png Atrankos proceso korektiškumas Atliekant atranką būtina vadovautis tam tikrais principais, kurie apibrėžia profesionalų personalo skyriaus darbą, o taip pat kandidatui formuoja vaizdą apie mūsų įmonę. Žmonės dalinasi savo patirtimis, tad išvenkite neigiamų atsiliepimų ir negadinkite savo darbdavio įvaizdžio. Pagrindiniai atrankos proceso principai:

• Konfidencialumas – tai vienas pagrindinių principų. Negalite dalintis informacija apie kandidatą su nesusijusiais asmenimis, negalite be kandidato leidimo kontaktuoti buvusių darbdavių (net jei turite draugų/pažįstamų, kurie ten dirba).
• Skaidrumas – kandidatas žino mažiau apie atrankos eigą nei žinome mes, todėl būtina su juo palaikyti ryšį ir nuolat komunikuoti, kokia šiuo metu situacija (galbūt vadovas, kuris priima sprendimą susirgo ar išvyko atostogų; galbūt atsirado vidinis kandidatas ir norite ir jam suteikti galimybę sudalyvauti atrankoje).
• Lygių galimybių užtikrinimas – šiais laikais, kai tiek daug kalbama apie lygias galimybes, negalima sau leisti, kad šis principas būtų pažeistas. Nesvarbu, koks susiformavęs stereotipinis požiūris į poziciją (pvz.: į biuro administratores priimamos daugiausia moterys), turime vertinti žmonių kompetencijas, o ne lytį, rasę, tikėjimą ir pan.
• Pasitikėjimo kūrimas – atrankos proceso eigoje turime laikytis susitarimų. Jei pažadėjome, kad kandidatas iš mūsų žinių sulauks per savaitę, turime įvykdyti savo pažadą. Blogiausių atveju, jei žinių dar neturime, galime taip ir parašyti ir pratęsti terminą. Nieko nėra blogiau už tylą iš įmonės pusės. Pasitikėjimą stiprina ir grįžtamasis ryšys. Jei kandidato nepasirinkote šį kartą, palaikykite pozityvius santykius, suteikite grįžtamąjį ryšį, gal šis kandidatas pas jus grįš sustiprėjęs ir įgijęs patirties po keleto metų.

Naujo darbuotojo poreikio anketa Kaip ir imantis naujos veiklos yra reikalingas tikslas, kurį norime pasiekti, taip ir pradedant ieškoti naujo darbuotojo, svarbu suformuoti aiškų poreikį, kokių kompetencijų, asmeninių savybių, specifinių žinių, išsilavinimo ieškosime, kad numatytos pozicijos užduotys ir tikslai būtų pasiekti. Nėra nieko blogiau nei įdėjus nemažai pastangų į skelbimo ruošimą ir viešinimą, gautų kandidatų administravimą ir peržiūrą, pakvietus pirmuosius kandidatus ir atsakius į jiems rūpimus klausimus suprasti:

• kad mums reikia kažko kito
• kad numatytus darbus galima paskirstyti esamiems darbuotojams

Kad visi kriterijai būtų įvertinti, visada padeda aiški poreikio analizės struktūra. Kartu su vadovu, kuris ieško savo komandai naujoko užsipildykite naujo darbuotojo poreikio anketą. Taip turėsite vienodą įsivaizdavimą, kokio žmogaus ieškote ir išvengsite nesusipratimų.

Available formats to download: I4_Naujo_darbuotojo_poreikio_anketa.docx

  1.3. Darbo skelbimai Naujo darbuotojo poreikio anketos duomenų pagalba lengvai paruošite darbo skelbimą. Negaiškite laiko, mes paruošėme šablonus, kuriuos lengvai koreguosite įkeldami savo nuotraukas, logotipą ir įrašydami tik Jums aktualią informaciją. Dažniausios skelbimų klaidos:

• Per daug/ per mažai informacijos
• Skelbimas toks, kaip visi
• Trūksta aiškumo
• Nepakankamas įmonės pristatymas
• Gramatinės klaidos
• Trūkstamos dalys: kontaktai, terminai iki kada kandidatuoti

I2_Darbo_skelbimai1.docx; I2_Darbo_skelbimai2.docx   1.4. Darbuotojų paieškos kanalai Kai jau aišku, kokį žmogų norime rasti, svarbu atsakyti į klausimą, kaip jo ieškosime. Reiktų galvoti apie tai, kur renkasi mums įdomūs kandidatai, kokius portalus skaito, kas traukia jų dėmesį. Nėra vieno tinkamiausio būdo, o kad skelbimas pasiektų kuo daugiau mums įdomių kandidatų įmonės naudoja net keletą kanalų vienu metu. Paruošėme Jums susistemintą informaciją apie paieškos būdus ir atrankų agentūras. I3_darbuotoju_paieskos_budai.docx I3b_atranku_agenturos.pptx/a>   1.5. Pirminė Atranka Pirminės atrankos pagrindinis tikslas yra susisisteminti informaciją gautą iš kandidatų, o taip pat juos susieti tarpusavyje pagal mūsų nustatytus vertinimo kriterijus. Kitais žodžiais tariant – turėti visą informaciją vienoje vietoje ir taip palengvinti sau darbą. Pirminei atrankai dauguma įmonių naudoja pasiruoštas lenteles, kuriose matosi, kurie kandidatai vertinami geriausiai, kurie patenka į rezervą, o kurie netinka. Žemiau pateikiame pavyzdinę formą. 13c_lentele_pirminei_atrankai.xlsx 13d_laiskas_patvirtinantis_pokalbio_laika.docx   1.6. Atrankų klausimai ir metodai Tinkamo paieškos būdo pasirinkimas – vienas laiptelis link puikaus naujo kolektyvo nario. Toliau laukia atranka bei tinkamiausio kandidato analizė. Į ką svarbiausia atkreipti dėmesį renkantis darbuotoją? Itin svarbu jo galimybės tinkamai dirbti numatytą darbą, vertybės, kurios sutaptų su Jūsų įmonės ir kolektyvo vertybėmis. Ne mažiau svarbu kandidato  lūkesčių ir Jūsų galimybių atitikimas.

• Pavyzdiniai atrankos klausimai. Kiekvienas vadovas ir atrankų profesionalas turi savo metodiką vedant atrankos pokalbius, tačiau nauji klausimai ir kitas požiūrio kampas bendraujant su kandidatais leidžia pamatyti naujus ir netikėtus dalykus.

I41a_nekvalifikuotu_darbininku_atranka.docx I41b_administracijos_darbuotoju_ir_vadovu_atranka.docx Taip pat skaitykite praktines įžvalgas ir patarimus, ko galima tikėtis uždavus vieną ar kitą klausimą mūsų bloge: KLAUSIMAI UŽPILDANTYS SPRAGAS (https://www.hrhintonline.lt/klausimai-uzpildantys-standartinio-atrankos-klausimyno-spragas/).

• Vadovų ir aukštesnės grandies specialistų atranka. Kas tinka atrenkant administracijos specialistus, gamybos darbininkus ar kitus labai apibrėžtas funkcijas atliekančius darbuotojus, ne visada tinka atrenkant aukščiausio lygio vadovus. Šiandienos kontekste kiekvienas lyderis privalo:

• Mąstyti visapusiškai ir gebėti keistis
• Greitai priimti funkcionalius sprendimus
• Gebėti matyti esmę, atsirinkti informaciniame šiukšlyne pirmaeilius dalykus
• Gebėti giliau suvokti reiškinius, vykstančius aplink, gebėti įžvelgti besiformuojančias tendencijas, gebėti formuoti naujus prasminius kontekstus
• Atsigręžti į žmogaus vidų ir padėti jam vystytis taikant naujausius psichikos tyrimo mokslų atradimus, įžvalgas, praktikas, apjungiant kartu su filosofijos, vadybos, sociologijos žiniomis
  • Svarbių žmonių atsirinkimo kriterijai. Kaip įvertinti, ar Jūsų svarstomas kandidatas bus pakankamas lyderis svarbiam projektui/projektams įgyvendinti? Patariame pasitikrinti, ar jis atitinka aukšto lygio vadovų pozicijoms keliamus reikalavimus.

failas: I42_svarbiu_zmoniu_atsirinkimo_kriterijai.docx   1.7. Pokalbio vedimas Dar prieš pokalbiui prasidedant pagalvokite apie tai, kur vyks pokalbis (apšvietimas, konfidencialumo užtikrinimas, triukšmo valdymas), o taip pat apie tai, kiek laiko skirsite pokalbiui. Labai naudinga pasidaryti pokalbio planą, kuris gali atrodyti panašiai:

• Pradėti nuo neformalaus pasiteiravimo apie tai, ar lengvai rado, kur įsikūrusi įmonė, ar atvyko automobiliu ir rado kur pasistatyti. Paklausti, ar norėtų kavos/arbatos (tikslas – sukurti draugišką kontaktą, kad pokalbis vyktų atviriau)
• Pristatyti pokalbio tikslą, jam skirtą laiką
• Pristatyti įmonę (klientai, užimama rinkos dalis, struktūra), poziciją (atsakomybės, pavaldumas, vieta struktūroje ir pan.)
• Užduoti klausimus vengiant uždarų formuluočių, naudoti pauzes, pakartojimus, apibendrinimus (pvz.: ar teisingai supratau, kad..) Klausimai apie išsilavinimą, darbą, asmenybę, motyvaciją dirbti šioje pozicijoje ir įmonėje.
• Atsakyti į kandidato klausimus
• Apibendrinti pokalbį
• Informuoti apie tolesnę eigą
• Padėkoti ir atsisveikinti

 

• Po pokalbio užsirašyti įspūdį apie kandidatą nestruktūruotai, arba naudoti kandidato įvertinimo formą (tai labai praverčia, kai turime daugiau kandidatų ir negalime visų atsiminti ir po kurio laiko vertinti objektyviai)

Viso pokalbio metu stebėkime kandidatą ir fiksuokime jo minčių nuoseklumą, rišlumą, sugebėjimą atsakyti į tai, ko klausiame. Taip pat labai svarbi neverbalinė kalba, tad nepamirškime kūno kalbos, intonacijų, akių kontakto. I42a_kandidato_vertinimo_forma.docx 1.8. Darbuotojų atrankose naudojami testai Kandidatų darbinė patirtis, profesinės kompetencijos ir jų pasakojamos ankstesnės sėkmės istorijos ne visada garantuoja, kad atrinktas žmogus tiks Jūsų organizacijai. Svarbu yra loginis ir analitinis mąstymas, reakcijos greitis, kurį kandidatai mėgsta girti, bet pokalbio metu patikrinti sudėtinga. Vis svarbesnės tampa žmogaus asmeninės savybės, jo vertybės ir kultūriniai lūkesčiai. Atrenkant aukšto lygio vadovus arba žmones į kertines organizacijos pozicijas, svarbu, koks kandidatų potencialas, ar jie pajėgs siekti ambicingų tikslų, kai įmonė augs ar išgyvens sunkesnius pokyčius. Įvertinti visus šiuos sunkiau apčiuopiamus kandidatų gebėjimus mums gali padėti įvairūs testai, kurie patvirtina, paneigia arba praplečia žinojimą apie konkretų žmogų.

• Loginis mąstymas yra labai svarbi asmeninė savybė, kuri reikalinga dažnam darbuotojui. Sunku įsivaizduoti vadovą, logistikos ar transporto specialistą, pardavimų žmogų, kuris neturi gero loginio mąstymo. Tam patikrinti siūlome naudoti J. C. Raven logikos testą.

I43a_Raven_testas.pdf I43a1_Raven_testo_atsakymu_lapas.docx I43a2_Raven_testo_atsakymai.docx  

• Pasąmoninių veiksnių, įtakojančių sprendimus identifikavimas. Kaskart vykdant atranką norime žinoti, ar svarbiam projektui, skyriui, įmonei vadovauti pasirinktas žmogus bus sėkmingas. Kyla daugybė dvejonių ir klausimų:

• Ar jis gebės atsiplėšti nuo stereotipinio mąstymo įgyvendindamas ambicingus planus ir padarys tai, kas atrodo neįmanoma?
• Ar bus pakankamai stipraus „stuburo“ ir gebės prisiimti atsakomybę už savo bei savo komandos rezultatus?
• Kiek jo sprendimai bus funkcionalūs ir naudingi verslui?

Tikslius atsakymus į šiuos klausimus gauti sunku, tačiau įmanoma, kai giliau pažvelgiame į žmogų skirtingų metodų pagalba. Lyderio potencialą nusako ne tik jo profesiniai gebėjimai ar IQ lygis. Labai didelę įtaką tam turi jo mąstymo būdas, reguliuojamas pasąmonės. Testai, sudaro galimybes pamatyti lyderio pasąmoninę sprendimų motyvaciją, leidžiančią suprasti apie jo galimybes veikti neapibrėžtumo sąlygomis. I43a_pasamones_testu_aprasymas.docx I43b_ pasamones_motyvu_testai1.xls 1.9. Praktinės užduotys atrankose Kartais atrankoje gauti atsakymai ir rekomendacijos neįtikina, kad svarstomas kandidatas gerai atliks jam numatytas užduotis. Dažnas darbdavys nori patikrinti, kaip kandidatas susidoroja su realiomis užduotimis ir sprendžia tikras problemas. Skiriant praktines užduotis labai svarbu neapkrauti kandidato didelės apimties užduotimis ir nesitikėti, kad jis išspręs ilgai besitęsiančias problemas dar nepradėjęs dirbti. Užduoties tikslas – patikrinti, ar kandidato įgūdžiai ir žinios yra pakankami, ar nedaro esminių klaidų, ar mąstymo būdas ir demonstruojamos asmeninės savybės yra tinkamos. Idealiausia, jei užduotį galime duoti iš kasdienės veiklos, kuri numatyta kandidatui. 1.9.1. Praktinių užduočių nauda

• Lengviau įvertinti, koks kandidato profesinis pasirengimas, kompetencijos ir kokio realaus rezultato galima tikėtis jam pradėjus dirbti
• Aiškiai pasimato darbo tempas atliekant užduotis ir reakcijos greitis suvokiant jų esmę (jei užduotį duodate pokalbio metu, nepasiruošus, o ne kaip namų darbą)
• Puikiai matyti reakcija į stresines situacijas ir gebėjimas veikti jose (jei užduotis duodama neįspėjus ir prašoma ją atlikti iš karto)
• Praktinių užduočių metu darbuotojas gali pademonstruoti visai kitas savybes ir gebėjimus, kurių nepavyko atskleisti tradicinio pokalbio metu (pvz.: gebėjimas reprezentuoti save ir kitus, pardavimo įgūdžiai, techniniai ir praktiniai įgūdžiai)
• Galime numatyti, kokia darbuotojo motyvacija bus atliekant darbą, ar jam patiks daryti tai kas dieną, ar jam tai nėra per lengva ir neįdomu

I4.4b_pardavimu_vadovo_uzduotis.docx I4.4b_analitiko_uzduotis.xls I4.4b_finansu_analitiko_uzduotis.xls I4.4b_logistikos_vadovo_uzduotis.docx I4.4b_personalo_vadybininko_uzduotis.docx I4.4b_rinkodaristo_uzduotis.docx I4.4b_biuro_administratores_uzduotis.docx   1.10 Kandidatų rekomendacijų tikrinimas Net jei esame apsisprendę dėl kandidato, visada pravartu pasitikrinti rekomendacijas ir sužinoti daugiau informacijos iš buvusių kolegų ir darbdavių. Čia svarbu prisiminti, kad prieš tikrinant rekomendacijas būtina gauti kandidato leidimą, užtikrinti konfidencialumą ir užduoti tinkamus klausimus apie mus dominantį kandidatą. I5_Rekomendaciju_tikrinimo_klausimai.docx   1.11 Kandidatų palyginimas Pabendravus su visais kandidatais, įvertinus jų kompetencijas, asmenines savybes, patikrinus rekomendacija, ištestavus, labai svarbu visą informaciją susisteminti ir gerai išanalizavus priimti tinkamą sprendimą. Rekomenduojame naudoti kandidatų palyginimo lentelę, kuri padeda matyti bendrą vaizdą ir priimti tinkamą sprendimą. I6_kandidatu_palyginimo_lentele. docx   1.12 Darbo pasiūlymas Atsirinkus darbuotoją geras jausmas apima tiek personalo valdymo specialistus, tiek tuos laiminguosius, kurie taps Jūsų komandos dalimi. Formuojant gerą organizacijos įvaizdį ir užtikrinant, kad sąlygos su kandidatu suderintos ir abiem pusėms aiškios, patartina sėkmingai kandidatui nusiųsti oficialų darbo pasiūlymą. Nepamirškite informuoti tų, kurie šį kartą neatitiko Jūsų lūkesčių ir atrankos nepraėjo. Tai irgi svarbi darbdavio įvaizdžio formavimo dalis. Tyrimai sako, kad apie 30% žmonių, negavusių atsakymo apie nepraeitą atranką neperka to darbdavio prekių arba nesinaudoja jo paslaugomis. Trumpas pokalbis telefonu užims tik kelias minutes. Skambinti tikrai būtina visiems, kurie dalyvavo keliuose atrankos turuose. Na o tiems, kurie atkrito po pirmojo pokalbio, nusiųskite bent žinutę elektroniniu paštu. I71_darbo_pasiulymas.docx I72_padeka_uz_dalyvavima_atrankoje.docx   1.13. Įdarbinimas

Įdarbinimui reikalingi duomenys. Susitarus su kandidatu, galima pradėti ruoštis jo priėmimui. Kad viskas vyktų greičiau, paprašykite jų pateikti asmeninius duomenis reikalingus įdarbinimo dokumentams sutvarkyti. Bus paprasčiausia, jei nusiųsite/pateiksite užpildyti įdarbinimui reikalingų duomenų anketą. docx

 

• Darbo vietos paruošimas. Nėra nieko blogiau, kai žmogui atėjus ieškome, kur jį pasodinti arba susigėdę kraustome senais dokumentais nuklotą darbo stalą. Nesvarbu, ar tai administracijos darbuotojas, ar tas, kuriam reikia atlikti tam tikras operacijas – neparuošta darbo vieta įmonei kainuoja pinigus. Kad pasiruošimas vyktų sklandžiai, dauguma įmonių naudoja reikalingų darbo priemonių atmintinę.

I9_reikalingu_darbo_priemoniu_atmintine.docx4   1.14. Darbuotojų atrankos proceso rodikliai (KPI) Kai atliekame darbines užduotis, norime žinoti, ar darbas atliktas kokybiškai, efektyviai ir tiksliai. Taip pat norime žinoti, kaip mūsų veikla prisideda prie aukštesnių ir svarbiausių įmonės tikslų įgyvendinimo. Tam, kad tai žinotume, turime turėti aiškius vertinimo kriterijus, kurie parodys, kaip atlikdami efektyviai vienus ar kitus darbus prisidedame prie įmonės tikslų įgyvendinimo ir strategijos išpildymo. Tam organizacijose nusimatomi veiklos vertinimo rodikliai (KPI). Kiekvienam personalo valdymo procesui taip pat pravartu turėti rodiklius, kuriais pasimatuosite, kaip taikliai veikėte ir kiek vertės kuriate verslui. Nusistatant rodiklius svarbu išsigryninti, kas iš tiesų yra svarbiausia verslui ir matuoti tik tai. Matuojant atrankos proceso kokybę, greitį ir sėkmę, galima vadovautis šiais rodikliais I10_Atrankos_proceso_KPI.docx I11personalo_kaitos_skaiciuokle.xls   PLIUS AKTYVIOS NUORODOS po visų procesų:

3. Reikia konsultacijos? SIŲSTI UŽKLAUSĄ – MIDI IR MAXI – nemokamai, MINI už mokestį
4. Reikalingas proceso auditas SIŲSTI UŽKLAUSĄ MAXI – nemokamai, MINI-MEDI už mokestį, MAXI
5. Reikia papildomos pagalbos atsirenkant darbuotojus? SIŲSTI UŽKLAUSĄ (PAPILDOMA PASLAUGA  + ATSKIRAS APMOKĖJIMAS PAGAL SUSITARIMĄ)