26 rugsėjo, 2021
5 brandos lygiai organizacijoje
Praėjusių metų rudenį HR Hint Online atliktos apklausos metu išsiaiškinome, kad 30 % apklaustų vadovų yra nepatenkinti personalo valdymo funkcija savo organizacijose. Atrodo, nieko baisaus – didžioji dalis yra patenkinti. Na, bet mūsų organizacijos misija – kelti personalo valdymo lygį Lietuvos organizacijose, todėl visada ieškosime temų ir sprendimų, kurie Jums galėtų padėti palypėti laipteliu aukštyn. Šį kartą dalinamės apie personalo valdymo procesų brandą.
Kompanija Deloitte yra išskyrusi 5 personalo valdymo brandos lygius. Vadovaujantis šia analize bei remiantis savo patirtimi, įgyta per 15+ metų organizacijose įgyvendinanat personalo valdymo projektus – dalinuosi, kas būdinga HR procesams skirtinguose brandos lygiuose.
Bet visų pirma – kodėl yra svarbi HR procesų branda?
Organizacijose, kuriose personalo valdymas atitinka aukštesniuosius brandos lygius, palyginus su nebrandaus HR organizacijomis – 3,2 karto dažniau inicijuojami reikiami pokyčiai, 2,4 karto yra inovatyvesnės ir efektyvesnės, 1,3 karto dažniau įgyvendina įgyvendina biudžetą (Deloitte).
Štai Jums trys stiprūs argumentai pokalbiui su vadovu, kodėl reikėtų skirti daugiau dėmesio personalo valdymo procesams Jūsų organizacijoje.
1 BRANDOS LYGIS
Šiame lygyje personalo valdymo procesų užduotys yra viena iš funkcijų priskirta vienam arba keliems darbuotojams, nėra išgrynintų procesų (arba jie yra pavieniai). Koncentruojamasi į konkrečių užduočių atlikimą pagal poreikį, o ne sisteminį požiūrį į personalo valdymą.
Personalo valdymo specialistai šiame brandos eatape yra “generalistai” atliekantys daug administracinio darbo, taigi jų užduotys susijusios su tuo, ką reikia padaryti čia ir dabar, o ne tai – kas strategiškai gali būti naudinga ateityje. Dažnai personalo žmonės mažai supranta apie verslą/organizacijos veiklą, neturi platesnio požiūrio apie tai, ką jo funkcija gali duoti organizacijai. Vadovai, užduotis susijusias su žmonių darbo organizavimu ir veiklos valdymu, atlieka pagal savo kompetenciją ir supratimą, o ne pagal vieningą personalo valdymo politiką
Kaip tai atrodo atskiruose personalo valdymo procesuose?
–Darbuotojų paieškos ir atrankos procesas: Darbuotojų atrankas atlieka tie, kuriems kyla poreikis, o proceso eiga bei kokybė priklauso nuo atranką atliekančiojo kompetencijos ir požiūrio. Sklaidos kanalai apie naują poziciją – atsitiktiniai, nenaudojami standartizuoti klausimynai, praktinės užduotys.
–Veiklos valdymo procesas: Organizacijoje nėra išgrynintų tikslų ir/arba darbuotojai jų nežino ar tiesiog nesupranta. Kiekvienas vadovas savo skyriaus veiklos rezultatus užtikrina pagal savo požiūrį, komepetenciją. Vyrauja operatyvinis veiklos valdymas, dažnai keičiasi prioritetai.
–Darbuotojų ugdymas: Organizacija neturi sisteminio požiūrio į darbuotojų ugdymą, vyksta pavieniai mokymai, mokymasis suprantamas siaurai (kursai, seminarai, pan.). Personalo valdymo specialistai įtraukiami į mokymų paiešką ir organizavimą ir daugiau funkcijų ugdymo procese neturi. Vadovai neskiria arba skiria minimaliai laiko savo darbuotojų ugdymui.
Kaip pereiti į 2 lygį?
Išsiaiškinti, ar organizacija nori eiti į kitą brandos lygį? Ir šį klausimą reikėtų atsakyti kiekviename brandos lygyje. Labai svarbu, ne tik žinojimas, kad brandesniame lygyje būti verta, bet aktyvi visų vadovų pozicija, kai aiškiai įsivardinama sau, kad jau atėjo laikas keistis. Būna ir taip, kad organizacijai yra gerai taip, kaip yra, ji pasiekia savo tikslus ir neturi ambicijų bei poreikio keistis, vystytis. Tačiau, jei matomi neigiami signalai (darbuotojų kaita, mažas įsitraukimas, sunku pritraukti naujus žmones, įmonėje atmosfera neskatina veikti, pan.), galbūt jau yra laikas pereiti į kitą lygį.
Na, o kai jau sprendimas keistis yra, reikėtų:
- Aiškiai identifikuoti problemas personalo valdymo procesuose?
- Personalo valdymo specialistams mokytis ir gilintis į gerąją praktiką. Kitaip tariant – atnešti idėjas į įmonę, kurios galėtų išspręsti organizacijoje esančias problemas. Vadovai teigia, kad viena iš labiausiai trūkstamų HR‘o kompetencijų – tendencijų sekimas ir atnešimas į organizaciją (HR Hint Online 2020 m. CEO tyrimas).
- Suorganizuoti personalo valdymo žmonių ir vadovų diskusiją, pasirengti procesų gerinimo planą ir veikti.
HINT’as
Labai gali būti, kad šiame lygyje pritrūksite kompetencijos viduje, todėl verta išbandyti mentorystę, pokalbius su stipriais šios srities specialistais, galbūt net konsultantais, kurie specializuojasi personalo valdyme, organizacijų vystyme.
2 BRANDOS LYGIS
Šiame brandos lygyje organizacija jau turi aiškesnį supratimą apie personalo valdymo tikslus ir jų kuriamą vertę, jau yra procesų aprašymai, tačiau procesai realybėje nebūtinai veikia.
Personalo valdymo specialistai jau daugiau supranta verslo ir organizacijos poreikius. Matomas ryškesnis personalo žmogaus ir vadovų bendradarbiavimas. Visgi jie vis dar daugiau vykdytojai, nei idėjų ar pasiūlymų generatoriai. Jų darbų apimtyje dar daug administracinių funkcijų. Vadovams, šiame brandos lygyje, gali galioti daugiau mažiau vienodi susitarimai apie tai, kaip atliekami su personalo valdymu susiję darbai, jie vadovaujasi (ar bent turi tikslą vadovautis) personalo valdymo procesų gairėmis
Kaip tai atrodo atskiruose personalo valdymo procesuose?
–Darbuotojų paieškos ir atrankos procesas: Yra proceso gairės, vyksta diskusija tarp atsakingo už procesą žmogaus ir vadovų, iškilus atrankos poreikiui. Atrankų kokybę užtikrina žmogus, atsakingas už procesą. Naudojamos pagalbinės priemonės, yra numatyti proceso rodikliai, tačiau nebūtinai matuojami sistemingai. Yra numatyti tiksliniai sklaidos kanalai darbuotojų paieškai. Organizacija turi karjeros skiltį savo internetiniame puslapyje.
–Veiklos valdymo procesas: Organizacija ir vadovai turi tikslus, strategiją ateinantiems metams. Didžioji dalis darbuotojų turi savo tikslus, bet jie nebūtinai susieti su įmonės strategija/tikslais. Vyksta individualūs veiklos aptarimo pokalbiai su darbuotojais bent kartą metuose pagal standartines veiklos aptarimo gaires. Vyksta periodinė pasiektų rezultatų peržiūra bent kartą į Q vadovų grupėje.
–Darbuotojų ugdymas: Yra ryškesnis ugdymo planavimas ir proceso apraiškos organizacijoje (mokymų biudžetas, tikslai). Ugdymas susietas su nepakankamų kompetencijų vystymu, dažniausiai, atsižvelgiant, į trumpalaikių tikslų įgyvendinimą. Yra daugiau mažiau veikiantis darbuotojų įvedimo ir adaptacijos procesas, kuriame dalyvauja vadovai ir personalo valdymo specialistas.
Kaip pereiti į 3 lygį?
Stiprinti savo, kaip personalo valdymo specialist, kompetenciją. Vadovai šiame lygyje jau pastebi, kad personalo valdymas gali būti vertingas organizacijai. Taigi personalo žmonės turėtų aktyviai imtis iniciatyvos įrodyti savo galimą potencialą. Šiame etape rekomenduoju aktyviai dalyvauti svarbiuose organizacijai/vadovams susitikimuose, kuriuose tariamasi, kaip pasiekti tikslus ir dirbti su komanda. Teikti idėjas ir pasiūlymus, kaip personalo valdymo įrankiai gali pasitarnauti verslui?
HINT’as
Gal kils idėjų iš mano metų pradžioje rengto straipsnio „5 žingsniai HR’o augimui ”
3 BRANDOS LYGIS
„Transformacija”. Šiame brandos lygyje, su mažesniais ar didesniais atotrūkiais organizacijoje veikia aprašyti ar tiesiog “sutarti” personalo valdymo procesai. Jau yra tarpusavio integracijos apraiškų tarp procesų.
Personalo valdymo specialistai organizacijoje jau gana aiškiai suvokia organizacijos veiklos modelį. Vadovai tikisi, o ir gauna daugiau paramos iš personalo valdymo specialisto, su juo tariasi, deleguoja sudėtingesnes užduotis. Vadovai vadovaujasi personalo valdymo standartais, kurie yra organizacijoje. Supranta savo indėlį ir aktyviai dalyvauja personalo valdymo procesų kūrime.
Kaip tai atrodo atskiruose personalo valdymo procesuose?
–Darbuotojų paieškos ir atrankos procesas: Yra pibrėžtos atsakomybės procese tarp vadovų ir PV specialisto, vyksta pozicijų planavimas. Atrankose dalyvaujantys vadovai yra apmokyti daryti atrankas. Atrankose naudojami standartiniai klausimai, taikomos praktinės užduotys, jei reikia – testai. Naudojami tiksliniai sklaidos kanalai, žinoma su kuo konkuruojama pritraukiant talentus. Procesas susisietas su kitais personalo valdymo procesais (darbdavio įvaizdis, karjeros, kt.).
–Veiklos valdymo procesas: Organizacija turi aiškią strategiją, viziją, misiją, ją peržiūri ir atnaujina. Kiekvienas darbuotojas žino, kur “eina” organizacija ir kokioje stadijoje ji yra. Darbuotojas dalyvauja individualiuose veiklos aptarimo pokalbiuose bent du kartus per metus. Kiekvienas vadovas yra apmokytas vesti veiklos aptarimo pokalbius, teikti konstruktyvų grįžtamą ryšį, įtraukti darbuotojus į produktyvią veiklą.
–Darbuotojų ugdymas: Yra aiškus ugdymo procesas ir atsakomybių pasiskirstymas. Kiekviena organizacijoje esanti pozicija yra aprašyta (tikslai, funkcijos, reikalingi įgūdžiai, kompetencijos, pan.). Ugdymo iniciatyvos yra susietos su Veiklos valdymo procesu. Viena iš svarbiausių vadovo funkcijų – darbuotojų ugdymas.
Kaip pereiti į 4 lygį?
Vadovai jau nebesiginčija dėl personalo valdymo kuriamos vertės, bet nebūtinai mato rezultatus. Jūs, kaip personalo valdymo specialistas, jau turėtumėte puikiai suvokti visus personalo valdymo procesus ir kokią vertę jie kuria. O kartu su tuo, turėti misiją, savo žiniomis dalintis organizacijos viduje. Taigi padarykite vadovams mokymus, kas tas personalo valdymas, kaip atrodo procesai, kokią vertę jie gali sukurti Jūsų organizacijai.
Jei dar neturite procesų aprašymų – pasiraitokite rankoves ir pradėkite juos apsirašinėti. Žiūrėkite į šį darbą paprastai, nesistenkite visko sudėti į sudėtingus aprašymus, schemas ar IT įrankius. Jei matote, kad vienas ar kitas darbas atliekamas daugiau nei du kartus per metus – tiesiog aprašykite, kaip viskas vyksta, kokios skirtingų pozicijų atsakomybės procesuose. Susiderinkite ir pasitvirtinkite tai su vadovais, sutarkite, kur laikysite procesų aprašymus, kada ir kaip juos peržiūrėsite, kaip juos pristatysite esamiems darbuotojams ir naujokams.
HINT’as
Procesų aprašymo tema HR Hint Online paskyroje turėjome LIVE su VA Miglė įkūrėja Migle Kapoor
4 BRANDOS LYGIS
Šiame lygyje jau yra personalo valdymo politika, kuri susieta su organizacijos/verslo strategija. Personalo valdymo procesai visuose organizacijos padaliniuose veikia vienodai, yra jų matavimo rodikliai ir tarpusavio integracija.
Personalo valdymo specialistai supranta verslo, organizacijos modelį ir visą vertės kūrimo grandinę. Juos jau galima vadinti verslo partneriais, jie turi daug įgaliojimų/kompetencijos savarankiškus priimti sprendimus ir teikti pasiūlymus vertės kūrimui. Vadovai, tikėtina, jau nebesitiki iš personalo vadovo, kad jis teiks įdarbinimo paraiškas SODRAI ar suvedinės atostogų įsakymus, nes žino, kad jis gali daug daugiau.
Kaip tai atrodo atskiruose personalo valdymo procesuose?
–Darbuotojų paieškos ir atrankos procesas: Atrankos proceso vystymas ir naujų žmonių pritraukimo strategija yra susieta su organizacijos strategija. Inicijavus atranką visada yra aiškus naujo darbuotojo profilis, jam keliamų reikalavimų bei planuojamų darbų sąrašas, kompensacijos sistema. Organizacija yra išsigryninusi darbdavio vertės pasiūlymą, idealių kandidatų profilius ir kur jų ieškoti. Įgyvendinama vidinės ir išorinės darbdavio pozicionavimo komunikacijos strategija.
–Veiklos valdymo procesas: Darbuotojai įtraukiami į organizacijos strateginį planavimą, skyriaus ir savo tikslų kėlimą. Į veiklos valdymo procesą įtraukti visi organizacijos padaliniai ir darbuotojai (adaptavus pagal jų darbo pobūdį), PV specialistai šiame procese – moderatoriai. Veiklos aptarimo pokalbiai su darbuotojais vyksta vieną kartą metuose ir bent 1 kartą per 2 – 4 savaites, yra aiškios pokalbio gairės ir veiksmai po jo.
–Darbuotojų ugdymas: Ugdymo iniciatyvos ir proceso elementai yra visų organizacijos procesų sudėtinė dalis. Kertiniams procesams ir kompetencijoms palaikyti yra vidiniai ekspertai/lektoriai. Organizacijoje išgrynintos kertinės (strategiškai svarbios) pozicijos/žmonės, įgyvendinami jų kompetencijų vystymo/ pakeičiamumo planai. Mokymų iniciatyvos sistemingai vertinamos pagal tai, kokią vertę sukūrė organizacijai.
Kaip pereiti į 5 lygį?
Na, ar to dar negana?! O jei rimtai, jei esate čia, savo subjektyviu vertinimu galiu pasakyti, kad esate labai aukštame brandos lygyje ir daugelis Lietuvos organizacijų jau galėtų mokytis iš Jūsų. Na bet kaip sakoma – “only the sky is the limit” (vert. mus riboja tik dangus). Todėl čia personalo valdymo specialistus kviečiu kelti sau iššūkį ir eiti dalintis viešai apie tai, ką kuriate ir kokias iniciatyvas palaikote. Kitų mokymas yra toks pats mokymasis, nes reikia ruoštis ir gilinti žinias, kad pristatymai būtų kokybiški ir nepaviršutiniški. Ir toliau inicijuokite diskusijas su vadovais. Jus jau tikrai vertina, todėl turite dar daugiau galimybių turėti įtaką, formuoti vertę kuriančią personalo valdymo politiką.
Pagalvokite, kokių ilgalaikių, tęstinių socialinių iniciatyvų galėtumėte imtis, kad kurtumėte vertę ne tik organizacijai, bet ir Jūsų verslo sektoriui, o gal padėtumėte išspręsti tam tikras regiono, valstybės problemas.
5 BRANDOS LYGIS
Personalo valdymo specialistai Personalo valdymo sprendimai, procesai – užtikrina verslo/organizacijos strategijos įgyvendinimą, tikslų pasiekimą. Procesai susieti su organizacijos procesais, organiški ir kuriantys vertę. Personalo valdymo funkcija kuria realią vertę visuose organizacijos procesuose, atliepia ne tik vidinius, bet ir išorinius jos poreikius. Personalo valdymo specialistai – strateginiai verslo partneriai.
Kaip tai atrodo atskiruose personalo valdymo procesuose?
–Darbuotojų paieškos ir atrankos procesas: Vadovai ir darbuotojai aktyviai dalyvauja formuojant darbdavio įvaizdį išorėje (socialiniai tinklai, ambasadorystė, konferencijos, pan.). Organizacija įgyvendina tęstinius / ilgalaikius socialinius projektus.
–Veiklos valdymo procesas: Procesas organiškas, apjungtas su organizacijos kultūra (pvz. savireaguliuojančios, sociokratijos, pan.), jis yra visų personalo valdymo procesų dalis, turi aiškius integracijos požymius, juos supranta ir taiko visi organizacijos vadovai.
–Darbuotojų ugdymas: Besimokančios organizacijos kultūros klestėjimas. Didelis dėmesys skiriamas darbuotojų saviugdos skatinimui, tuo tarpu – darbuotojai aukšto sąmoningumo lygio. Ne mažiau kaip 70% ugdymo iniciatyvų įgyvendinama darbo vietoje (taikomas 70:20:10 principas). Ugdymas siejamas su ateities kompetencijų ugdymu, ne tik šios dienos poreikiais.
Sveikinu pasiekus šį lygį. Aš labai norėčiau su Jumis pakalbėti ir sužinoti, kaip Jums tai pavyko. O svarbiausia – kokius tikslus sau keliate, kokias rutinas palaikote, kad išsilaikytumėte tokiame aukštame lygyje.
Giedrė
