18 birželio, 2020

Vasara! Kuo planuoja gyventi ir kaip prisitaiko prie naujų aplinkybių personalo specialistai

Apie vasaros planus kalbame su HR Hint Online klientais – kuo planuoja gyventi ir kaip prisitaiko prie naujų aplinkybių. Mūsų pašnekovės – VILNIAUS ŠILUMOS TINKLŲ personalo projektų vadovė Ieva Tamulynaitė ir ALNA SOFTWARE Talentų vadovė Živilė Auruškevičienė.

– Kuo ši vasara kitokia, nei buvusios iki šiol?

IEVA: Mums ši vasara kaip ir visam pasauliui – kitokia, bet tikiu, kad mums ji kitokia gerąja prasme. Atsimenate, esame daug kartų sau tyliai ar garsiai pagalvoję kaip būtų gerai jeigu laikas šiek tiek sulėtėtų, kiek daug gerų dalykų spėtume nuveikti, kiek sukurti, kiek prisidėti prie organizacijos procesų gerinimo. Tai būtent taip ir atsitiko, kaip ten sakoma: „būkite atsargūs su tuo ko norite, nes tai nutiks.“ Ir nors pradėjome karantiną su šiek tiek įtampos ir streso, bet man atrodo, kad gebėjome maksimaliai mobilizuotis ir šitą stresą paversti varomąja jėga, bent jau dabar taip atrodo žiūrint iš laiko perspektyvos.

Atsinaujinome atrankos procesą, pradėjome dirbti su ugdymo procesais ir jų kūrimu bei naujinimu. Nors darbo padaugėjo, bet darbas namuose atidarė daugiau kūrybinės energijos. Taigi visos veiklos tęsiasi, o darbai nestoja. Šiai vasarai esame suplanavę atsinaujinti įmonės misiją, viziją ir vertybes, kurias siesime su organizacijos kultūros vystymo procesu bei darbuotojų ugdymo dalimi, tai nepaprastai didelis ir reikšmingas darbas, todėl kad jį atsinaujinę perleisme per visus valdymo įrankius ir formuosime atnaujintą orgainzacijos identitetą.

– Ar liko vasaros tradicijos, kaip jos prisitaikė prie dėl COVID19 situacijos pasikeitusių darbo sąlygų?

ŽIVILĖ: Ši vasara bus iš ties kitokia nei praeita, bet veiklų nestabdome ir prisitaikome prie naujų aplinkybių bei bandome atrasti naujų būdų, kaip vienas tradicijas pakeisti naujomis. Tarkime, praeitų metų birželio 1 d. per „Vaikų tarptautinę gynimo dieną” apmokėjome išvyką darbuotojams ir jų vaikams į Vilniaus rajone įsikūrusį Alpakų ūkį, šiais metais išvyką keitė darbuotojų vaikams į namus atgabenti šviečiantys balionai su ekologiškais saldainiais. Kolega, kuriam buvo patikėti pristatyti šias mini dovanas tėveliams sulaukė daug gerų emocijų, o darbuotojų vaikams parodytas dėmesys, leido pajusti džiaugsmą, pasididžiavimąir bendrumo jausmą, kurio karantino metu kiekvienas dažnai pasigedome. Panašiai padarėme ir su mėnesio darbuotojų rinkimais, kai apdovanojome ir padėkojome ne vienam, o visiems rekomenduotiems 12 ir nugabenome kiekvienam po skanų keksiuką su užrašu „Ačiū už puikų darbą” kiekvienam į namus ir įteikėme asmeniškai, o paskui dar kartą visiems padėkojome bendrame video skambutyje. Emocijos tiesiog liejosi atvirai ir visi džiaugėsi dirbdami tarp tokių šaunių kolegų.

Natūralu, kad be tradicinių veiklų, naujos iniciatyvos persikėlė į virtualią erdvę, pvz. “Learning lunch” sesijos su specialistais. Gal didžiausias iššūkis buvo su sporto užsiėmimų perkėlimu į online. Anksčiau turėjome jogą ir kineziterapijos užsiėmimus ofise, kolegos eidavo žaisti badmintoną kartą per savaitę, o dabar teko viską nutraukti ir neribotam laikui. Tačiau supratę, kad karantinas užsilaikys, pradėjome ieškoti alternatyvų ir šiai diena turime online jogos užsiėmimus du kartus per savaitę. Svarbu būti atviriems, klausti darbuotojų, ko jiems trūksta ir bandyti daryti bei žiūrėti kaip sekasi, o jeigu idėja neprigija, jos atsisakyti.

Labai džiaugiamės, kad karantinui artėjant į pabaigą pavyko startuoti su mūsų vasaros sportu “wakeboardinimu”. Jau antrasis sezonas ir džiaugiamės naujokų gausa bei senbuvių (praeitais metais jie pirmą kartą stojosi ant vandenlentės) užsidegimu šiai veiklai.

Suprasdami buvimo gyvai poreikį, skatiname komandas organizuoti teambulding’us, nors jie ir patys puikiai susiorganizuoja komandų viduje bendrus pietus, žygius, šašlykų vakarus. Tas džiugina. Mūsų iššūkis, kaip palaikyti komunikaciją įmonės viduje tarp skirtingų darbuotojų, kad visi vieni kitus pažinotų, dėl to pradėjome organizuoti kartą per savaitę pietus skirtingomis temomis, taip apjungdami vis skirtingas patirtis turinčius žmones, bei kurdami bendrą patirtį.

Taip pat, jau brandiname mintis apie  įmonės vasaros renginį, kuris bus pikniko tipo kažkur parke, gal net pavyktų įkalbėti pamuzikuoti įmonės darbuotojus, nes pasirodo turime nemažai grojančių įvairiais instrumentais 🙂 Stebime darbuotojų nuotaikas, klausiam kas jiems padėtų pagerinti emocinę būklę darbe, tai dauguma pažymi, kad jiems norisi daugiau veiklos su kolegomis, todėl ir dirbsime toliau šia kryptimi. Jau yra būrelis entuziastų, kurie artimiausiu metu planuoja kelis žygius po pažintinius takus.

Taigi situacija keičiasi, tačiau pokyčiai atneša naujų galimybių peržiūrėti veiklas, įsiklausyti į darbuotojus ir geriau juos atliepti. Pokyčiai skatina kūrybiškumą ir atveria naujas galimybes.

– Ar pasikeitė ir kaip personalo valdymo procesai dėl karantino?

IEVA: Žinoma pasikeitė ir labai tuo džiaugiamės. Sutaupėme daugybę pinigų ugdydami visų darbuotojų sąmoningumą. Vadovams teko išmokti kaip nekotroliuoti ir pasitikėti darbuotojais dirbančiais nuotoliniu būdu, tuo tarpu darbuotojai išmoko prisiimti daugiau atsakomybės už darbus. Buvo įdomu stebėti virsmą kuomet darbuotojai bandė ribas, matavosi atsakomybes, priėmė naują realybę ir kibo į darbą. Tai nuostabus virsmas, kuris įvyko žmonių viduje, todėl man atrodo kad mes nusikėlėme laiko mašinas keliatu (jei ne dešimtimis) metų į priekį (kalbant apie didžiąją darbo rinkos dalį, o ne tik laisvai samdomus darbuotojus, kurie ir iki karantino turėjo darbo nuotoliniu būdu galimybę).

ŽIVILĖ: Taip, pasikeitė. Pradžioje buvo gana keista nuotoliniu būdu vykdyti atrankas, įdarbinti naują kolegą arba įvesti naują darbuotoją, kurio negali net į ofisą pakviesti. Beeksperimentuodami radome sprendimus – pradėjome naujokams vesti virtualias ekskursijas po įmonę, darbo įrangą ir naujoko rinkinį pristatyti į namus, pirmą dieną pasitikti video skambučiu, informaciniu laišku su komandos narių nuotraukomis, vardais ir t.t. Iki tol manėme, kad HR darbo funkcijos yra sunkiai įgyvendinamos nebendraujant su žmonėmis „gyvai“ – juk taip mezgame santykius, kurie yra svarbūs samdant naujus darbuotojus. O karantino metas atnešė naujų supratimų.

Svarbiausias mūsų tikslas – užtikrinti pakankamą komunikaciją, kad naujas žmogus kuo sklandžiau įsilietų į komandą ir greičiau pasijustų įmonės dalimi. Karantino laikotrapiu suaktyvinome komunikaciją su visu kolektyvu reguliariais kassavaitiniais skambučiais, kurių metu kolektyvas būdavo informuojamas apie pokyčius, naujoves, žinias, sukuriant progą atsakyti į iškylančius klausimus. Matydami poreikį palaikyti bendrumą ir pažinti kolegas geriau, į šiuos pristatymus įtraukėme ir komandas, kurios pristato save, savo projektus ir kolegas. Šios sesijos sulaukia didelio darbuotojų susidomėjimo ir kaskart nustebina naujais atradimais.

Ar planuojate tobulinti personalo valdymo procesus? Kaip tai darysite? Kokias praktikas taikote, kad procesai būtų sklandūs visoje organizacijoje.

IEVA: Taip, mes turime susidarę planą kaip įvesime procesų atnaujinimą. Pradėjome su atrankos procesu, pamatėme, kad mums trūksta atrankos įrankių, todėl įtraukėme asmenybinius testus, bei sukūrėme praktines užduotis. Tada pradėjome naujinti bei kurti ugdymo procesus, žinoma esame nusimatę ir daugiau žingsnių, bet šiam etame dirbame ties įvardintais. Šiuos darbuose labai pasitarnauja HR Hint Online personalo valdymo procesų gidas – turime aiškias gaires, paruoštus įrankius ir sutaupome labai daug laiko, nes nereikia kurti nuo nulio.

ŽIVILĖ: Karantinas paspartino pokyčius ir skaitmenizaciją personalo procesuose. Įsidiegėme „HR managment software“, perėjome prie skaitmeninių dokumentų, turėjome progą peržiūrėti procesus ir optimizuoti darbą bei skirti laiko strateginiam planavimui. Skyrėme laiko vidinei ir išorinei komunikacijai. Ir toliau tobulinsime personalo valdymo procesus, juos skaitmenizuosime, automatizuosime ir analizuosime. Nes dabar labai svarbu greitis, kad darbuotojai laiku gautų reikiamą informaciją, taip užtikrinant jų gerą psichologinę būseną, saugumą. Todėl padaugėjo įvairių apklausų, kurių rezultatus stebime, atsižvelgiame į juos ir skatiname pokyčius.

Kalbino Giedrė Vaitiekūnaitė – Urbanovič
HR Hint Online įkūrėja